POLÍTICA DE PRIVACIDAD

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Esta Política de Protección de Datos Personales (la “Política”) define los lineamientos generales para la protección y Tratamiento (según se define más adelante) de los datos personales del Grupo Spradling y sus entidades vinculadas, entre ellas [PROQUINAL S.A, SPRADLING USA, SPRADLING EUROPA SPRADLING MEXICO y CADENA DE COMERCIALIZACIÓN] (en adelante la “Compañía”), en su calidad de Responsable de los datos personales y de conformidad con el Régimen de Protección de Datos Personales, contenido en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1074 de 2015.

Toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, específicamente los clientes, proveedores, empleados, contratistas y terceros (el “Titular”) manifiesta que la Compañía podrá directamente o a través de sus empleados, consultores, asesores y/o terceros encargados, recolectar, almacenar, administrar, procesar, suprima, circular, transferir, transmitir, usar, conservar, ordenenar, modificar, relacionar, evaluar, bloquear, destruir y, en general, procesar (el “Tratamiento”) sus datos personales suministrados al momento de solicitar nuestros productos, vincularse con nosotros como cliente, proveedor, aliado, contratista o empleado, así como para transferir o transmitir sus datos personales con las personas naturales o jurídicas con los cuales celebremos contratos, convenios y/o alianzas dentro del giro ordinario de nuestros negocios, independientemente del nivel de protección del país receptor. La Compañía únicamente recolectará los datos personales del Titular que sean pertinentes y adecuados, para la finalidad para la cual son requeridos. No se recogerán datos personales sin la autorización previa, expresa e informada del Titular, a excepción de los casos previstos en la ley, en los que no es necesaria la obtención de dicha autorización.

1. AUTORIZACIÓN

La autorización para el Tratamiento de datos personales será obtenida por la Compañía mediante alguno de los siguientes mecanismos:

• Por escrito a través de formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales.

• A través de la suscripción del formulario I-LAF-001 “Certificación LAFT y Habeas Data" de la Compañía.;

• Por medio de herramientas electrónicas y/o mensajes de datos dispuestos para los casos en particular;

• De forma oral, a través de la grabación de la voz;

• Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

• Se obtiene la información en los formularios de contacto, envios masivos de mensajes de texto, redes sociales, ferias y diferentes eventos masivos de la Compañia

2. USO DE LA INFORMACIÓN

a. Finalidades

Todo Tratamiento de Datos Personales, realizado por la Compañía, tendrá una finalidad legal y constitucional legítima. La utilización de los datos personales, se destinará a las actividades exclusivas para las cuales fueron autorizadas por el Titular. Las principales finalidades (las “Finalidades”) del Tratamiento por parte de la Compañía, son pero no se limitan a:

• Para el desarrollo de actividades comerciales, transaccionales, envios masivos email marketing, mensajes de texto, audiencias personalizadas de Facebook y campañas de comunicación en diferentes canales y medios de la Compañía.;

• Promocionar nuestros productos y servicios, así como los de nuestros aliados estratégicos;

• Suministrar información relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios de mercado, concursos, contenidos, así como de nuestros aliados estratégicos;

• Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios;

• Realizar estudios de mercado;

• Dar cumplimiento a las obligaciones que la ley le impone a la Compañía.;

• Dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas con nuestros clientes, proveedores, contratistas, aliados y empleados;

• Dar cumplimiento a las políticas de conocimiento de nuestros clientes personas naturales o jurídicas, contratistas, proveedores, aliados y empleados, así como de quienes aspiren a convertirse en nuestro proveedor, cliente, contratista o empleado;

• Brindar servicio al cliente;

• Administrar programas de lealtad o fidelización con clientes;

• Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas de pedido y demás documentos como soporte de una transacción;

• Realizar pagos o giros;

• Verificar aspectos contables y de nómina;

• Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido;

• Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados

• Atención del trámite de garantías y devolución de productos;

• Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos;

• Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción y conocimiento del cliente;

• Prestación de servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar;

• Adelantar el control y prevención de fraudes, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

• Creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de información personal;

• Desarrollo de estudios de seguridad y financieros;

• Realizar Reportes a Centrales de Riesgo;

• Realizar labores de videovigilancia.

• Informar a sus empleados, colaboradores, clientes y proveedores, sobre el cumplimiento y cambios en los productos y servicios contratados o por contratar;

b. Datos Personales Sensibles

Se entiende por dato personal sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Teniendo presente lo anterior, la Compañía Tratará datos sensibles, únicamente cuando el Titular de los mismos autorice dicho Tratamiento o en los casos, en que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

En todo caso, cuando se pretenda obtener autorización para el manejo de datos sensibles, se informará cuáles de los datos que se recogerán se consideran como sensibles y que el Titular de los mismos no está obligado a autorizar su Tratamiento.

3. ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Nuestra base de datos se archiva y administra bajo responsabilidad de La Compañía, la cual cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos.

Para la Compañía, los datos personales y los sistemas para su Tratamiento son activos esenciales para el desarrollo de sus actividades, por esta razón la información suministrada por los Titulares, se almacena de forma adecuada y segura, con niveles apropiados de confidencialidad, integridad y disponibilidad, con los cuales se garantice la protección de la información. Los cuales seran almacenados el tiempo necesario para cumplir las finalidades.

Los Datos Personales que sean Tratados permanecerán en las Bases de Datos de la Compañía durante el tiempo que sea necesario para cumplir las Finalidades mencionadas en la Política.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA

Adicionalmente, nos permitimos comunicarle que, como Titular de los datos personales, le asisten los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;

• Solicitar la prueba de la autorización otorgada a la Compañía para el Tratamiento de sus datos personales;

• Ser informado del uso dado a sus datos personales;

• Revocar la autorización conferida para el Tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos;

• Solicitar la supresión de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos;

• Consultar los datos personales que han sido objeto de tratamiento con ocasión a la autorización conferida a la Compañía.

5. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las solicitudes de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales deberán ser dirigidas a:

• PROQUINAL S.A

Al correo electrónico habeasdata@proquinal.com, o mediante comunicación dirigida a la Calle 11A No. 34 - 50 de Bogotá D.C., dirigida al Departamento Legal de PROQUINAL S.A, o al teléfono 2417800, extensión 3055.

• COMERCIALIZADORA CALYPSO SAS

Al correo electrónico habeasdata@orgcalypso.com, o mediante comunicación dirigida a la Carrea 24 No. 10-38 de Bogotá D.C, dirigida al Departamento Legal de Comercializadora Calypso SAS, o al teléfono 2473740, extensión 330.

Las solicitudes de consulta de los datos personales sujetos al tratamiento de la Compañía serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los requerimientos de rectificación, actualización, supresión o revocatoria del consentimiento serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender el requerimiento dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su requerimiento, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Este documento podrá ser modificado por parte de la Compañía. Cualquier cambio sustancial en la Política se comunicará oportunamente a los Titulares.

La presente Política entrará en vigencia desde el quince (15) del mes de noviembre del año dos mil dieciséis (2016).

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